Kas jāņem vērā, plānojot seminārus vai team building?

pixabay.com

Seminārs, stratēģijas plānošana vai kolektīva saliedēšanās jeb, tā sauktais, team building ir pasākumi, kuros vismaz kaut reizi nācies piedalīties jebkuram darba attiecības esošajam. Svarīgs ir ne tikai notikuma saturs un tēmas, kas tiks izskatītas. Būtisks faktors ir arī piemērotas norises vietas izvēle – lai telpas, vieta un vide palīdzētu radīt vajadzīgo noskaņu, nevis tai traucētu. Ja pasākums plānojas dinamisks un uz īsu laiku, tad atbilstošas būs telpas, kas pieejamas viesnīcās. Savukārt gariem pasākumiem, kuri paredzēti vairākās daļās, un kuriem noslēgumā ieplānota arī neoficiālā daļa, noderīgi būs viesu nami un viesnīcas ārpus pilsētas.

1. Attālums ir nozīmīgs faktors, lai semināra dalībniekam nebūtu jāmēro nogurdinošs un komplicēts ceļš līdz notikuma vietai. Pārāk sarežģīta nokļūšana rada neapmierinātību un nemotivē pasākumu apmeklēt. 

2. Atmosfēra kāda pasākumā valdīs - lietišķa vai neformāla. Viesu namos, kas atrodas ārpus pilsētām, tuvāk dabai, ir unikāla iespēja radīt gan brīvāku gaisotni, gan pilnībā koncentrēties lietišķām sarunām, kuras nekonkurē ar apkārt valdošo kņadu, kā tas var būtu pilsētā. Turklāt, mērojot ceļu līdz norises vietai, dalībniekiem ir iespēja turpceļā noskaņoties un pārdomāt apspriežamās tēmas, bet atpakaļceļā pilnībā atslēgties no darba jautājumiem.

3. Bezmaksas stāvvieta ir būtisks faktors, semināra dalībniekiem, jo galvaspilsētas centrā situācija ar bezmaksas stāvvietām un vispār brīvām stāvvietām automašīnu novietošanai ir problemātiska.

4. Tehniskais aprīkojums mūsdienu digitalizētajā darba vidē ir obligāts nosacījums. Projektors, ekrāns un tāfeles ir nepieciešamība raitai prezentāciju un stratēģijas apspriešanas norisei. Tāpat būtisks ir WiFi pieejamība un skaņas aparatūrai darba kārtībā.

5. Āra terase semināru starplaikos nodrošina iespēju izdzert kafijas tasi vai paēst pusdienas svaigā gaisā, skanot putnu čivināšanai. Tas palīdzēs mazināt spriedzi, galvassāpes un nogurumu.

6. Lidostas tuvums ir būtisks ārzemju partneriem un kolēģiem, kas atgriežas no komandējuma.

7. Ēdināšana – brokastis, kafijas pauzes ar uzkodām un pusdienas semināra laikā, kā arī vakariņas vai bankets noslēgumā. Svarīga ir individuāla pieeja katra pasākuma specifikai un iekļaušanās tam atvēlētajā budžetā. Labāka izvēle, protams, ir vieta, kur ēdiens tiek gatavots uz vietas, tādejādi nodrošinot, ka tas būs svaigs un vajadzīgajā temperatūrā.

8. Neoficiālā daļa ir pasākuma sastāvdaļa, kur būtiski pārliecināties, ka telpas tam ir piemērotas. Cilvēkiem šajā daļā jānodrošina iespēja justies ērti, lai sarunas un komunikācija noritētu brīvi un nepiespiesti.

9. Nakšņošana ir nozīmīga, ja seminārs tiek plānots uz divām vai vairāk dienām, kā arī ja ierodas ārvalstu partneri, vieslektori vai uzņēmuma darbinieki no reģionālajām nodaļām. 

Svarīgi katram pasākumam piemeklēt vietu, kas nodrošina visus nepieciešamos pakalpojumus labā kvalitātē.