Noderīgas lietotnes un rīki attālināta darba veikšanai

Pēdējā laikā dramatiski ir pieaudzis to cilvēku skaits, kuri strādā attālināti, tāpēc daudziem nākas meklēt piemērotas tehnoloģijas un programmatūras attālināta darba veikšanai. Par laimi, mūsdienās ir pieejamas dažādas noderīgas lietotnes jeb aplikācijas, kas ļaus uzlabot savu produktivitāti, atvieglot saziņu, failu pārvaldīšanu, ekrāna koplietošanu, organizēt projektus, veikt piezīmes un daudz ko citu. Faktiski šīs tehnoloģijas palīdz neatkarīgi no tā, vai strādājat mājās vai birojā. Tīmeklis ir pilns ar dažādām iespējām, mēs piedāvājam dažus no pieejamajiem rīkiem, kas palīdzēs efektīvi organizēt darbu pat tad, ja neesi birojā:

Saziņas lietotnes

E-pasts, protams ir izplatīta saziņas forma, tomēr, strādājot attālināti, daudz ērtāk ir izmantot programmatūru, kas nodrošina iespēju sazināties, organizēt attālinātas sanāksmes, izmantot video zvanus un efektīvi sadarboties ar komandu dažādu projektu veikšanai neatkarīgi no atrašanās vietas. Daudzas lietotnes mūsdienās pieļauj arī failu apmaiņu, kā arī sapulču ierakstu funkciju, kas var palīdzēt darba organizēšanā, piemēram, ja kāds dalībnieks nav varējis pievienoties – viņam ir iespējas sanāksmi noklausīties vai noskatīties sev ērtā laikā. Starp citu – šis ir ļoti ērts saziņas veids arī tad, ja attālināti nepieciešams veikt apmācības. Jebkurā laikā pēc tam ir iespējams “patīt atpakaļ” un paskatīties ierakstu, tādējādi nostiprinot zināšanas un mazinot vajadzību katru jautājumu atsevišķi prasīt atkārtoti. Šādas lietotnes ir, piemēram,  Slack vai Zoom.

Savukārt, ja Tev ir Gmail konts, tad īpaši ērti būs izmantot Google Hangouts. Šeit būs iespējams pierakstīties ar savu esošo Google kontu un plānot sanāksmes. Neatkarīgi no tā, vai Tev ir nepieciešama audio vai video konference, Hangouts ļauj ērti izveidot savienojumu arī, izmantojot viedtālruni, planšeti, stacionāro datoru.

Laika pārvaldības lietotnes

Laika uzskaites rīki

Dažādas laika uzskaites lietotnes palīdzēs apzināti sekot savam laika plānam un redzēt, ku tiek patērēts visvairāk laika neatkarīgi no tā, vai tas attiecas uz konkrētu projektu vai klientu. Piemēram, lietotne Toggl piedāvā iespēju aktvizēt taimeri savā planšetdarotā vai viedtālrunī un pārtraukt to no datora darbavirsmas. Toggl ir pieejams visās Jūsu ierīcēs. Kad tiks uzkrāti dati, Toggl izveidos arī vizuālu pārskatu par nedēļu, mēnesi vai gadu – tas ļaus izdarīt pamatotus secinājumus par darba produktivitāti, kā arī apzināties, vai tiešām liela daļa laika tiek patērēta darbiem un klientiem, kuri ir visvairāk ieņēmumus nesoši.

Kalendāri. Plānojot laiku noteikti ir vērts piedomāt pie ērti sinhronizējama kalendāra, lai ikviens komandas loceklis varētu redzēt sanāksmes un citu kolēģu darba plānu. Vieni no izplatītākajiem ir Google un Outlook kalendāri.

Uzdevumu pārvaldība. Dienaskārtības vienkāršākai pārvaldībai noteikti noderēs atgādinājumu funkcijas, kas tiek piedāvātas gan kalendāros, gan arī īpašās lietotnēs. Piemēram, ToDoist, piedāvā ērtu atgādinājumu funkciju veicamajiem uzdevumiem – tas palīdzēs pašam neaizmirst par plānotajiem darbiem, kā arī ērti dot darba uzdevumus savai komandai, ieplānojot atgādinājumus par to veikšanu, nosakot prioritātes un atbildīgos.

Liekās informācijas ierobežošana telefonā. Dienas laikā reizēm ienāk desmitiem paziņojumu, kas traucē koncentrēties uz savu darbu. Operētājsistēmai Android ir iespēja izslēgt lielāko daļu paziņojumu, saglabājot ieslēgtus tikai tos, kas attiecas uz vissvarīgākajām lietotnēm vai kontaktpersonām. Iesakām izmēģināt, piemēram, lietotni Daywise, kas uzrauga jūsu ikdienas ieradumus un iesaka arī atlikt paziņojumus lietotnēm, kuras Jūs izmantojat pārāk daudz.

Fokusa noturēšana uz uzdevumu. Tāpat lietotņu veikalos tīmeklī ir pieejamas dažādas noderīgas aplikācijas, kas palīdzēs fokusēties uz veicamo darbu un vienlaikus neaizmirst par atpūtas pauzēm. Piemēram, Focus Keeper palīdzēs nofokusēties 25 minūtes uz vienu uzdevumu, pēc tam piedāvājot nelielu pārtraukumu. Sākot kādu konkrētu darbu, ko vēlies paveikt līdz galam – uzliec taimeri un kontrolē sevi, lai šai laikā ne ar ko citu nenodarbojies, tikai ar konkrēto darbu, ko vēlies paveikt. Tas palīdzēs koncentrēties uz vienu lietu, ievērot tempu, kā arī nepiemirst par pauzēm.

Darbplūsmas lietotnes

Ne vienmēr atrodas atrast vienu ideālo rīku, kas ietver visas nepieciešamās funkcijas. Tādēļ problēmas var sagādāt ikdienā lietoto aplikāciju daudzums – mēs lietojam gan epastu, gan koplietošanas failus, e-pastus, video zvanus, uzdevumu pārvaldības rīkus u.c.

Lai ērtāk būtu to visu pārvaldīt, ir tādas lietotnes, kā piemēram Zapier, kas palīdz apvienot informāciju no dažādiem rīkiem vienuviet. Piemēram, automātiski kopēt pielikumus no gmail uz dropbox, vai parādīt automātisku e-pasta ziņojumu ikreiz, kad ienāk kāds paziņojums no Slack. Ar Zapier ir iespējams apvienot tūkstošiem lietotņu, tai skaitā arī facebook, Google Sheets, SalesForce, Wordpress un citas. Diemžēl šī lietotne ir pieejama tikai web vidē. Android un iOS ir pieejama līdzīga, bet nedaudz vienkāršāka lietotne – IFTTT.

Darbaplūsmu organizēt palīdzēs arī Trello, kas ir labs uzdevumu un pārvaldības rīks, Asana – uzdevumiem, kam ir sarežģītāki procesi. Savukārt, projektu pārvaldība lieliska izvēle ir Basecamp – tam gan nav tik daudz saziņas iespēju, taču tas ir vērsts uz projektu organizāciju, epasta integrāciju, dažādiem uzdevumiem, ērtiem vizuālajiem attēliem u.c.

Failu pārvaldības lietotnes

Google Drive ir viena no populārākajām failu pārvaldības lietotnēm, nodrošinot arī ietilpīgu bezmaksas krātuvi dokumentu, PDF failu, kā arī fotoattēlu un videoklipu glabāšanai, rediģēšanai un kopīgošanai. Pateicoties popularitātei, Google Drive ir saderīgs arī ar daudzām produktivitātes lietotnēm šajā sarakstā, ieskaitot Slack, Trello un Asana. Varat arī koplietot dokumentus un piešķirt citiem lietotājiem iespējas tos skatīt, komentēt vai rediģēt.

Dropbox ir vēl viena ārkārtīgi populāra failu pārvaldības lietotne, ar kuras palīdzību jūs varat saglabāt fotoattēlus, videoklipus un failus datorā, viedtālrunī, planšetdatorā vai jebkur citur tiešsaistē.

Adobe Acrobat Reader. Svarīgu failu un dokumentu glabāšana ir lieliska, taču dažreiz tie ir jāpapildina vai jāparaksta, īpaši, ja jūs strādājat ar klientu līgumiem, veidlapām un citiem PDF failiem.  Izmantojot Adobe Acrobat Reader, jūs varat pievienot dokumentiem komentārus, strādāt ar dokumentiem visās savās ierīcēs un saglabāt tos kā PDF failus.

Attālināta piekļuve saturam. Ikdienā izmantojot vienlaikus dažādas ierīces – viedtālruni, datoru, planšeti – var būt sarežģīti atrast visu nepieciešamo. Šeit ļoti ērta ir Chrome attālinātās darbavirsmas iespēja, kas ļaus ērti piekļūt sava datoram no viedtālruņa, planšetes vai cita datora. Tāpat Jums ir iespēja nodot arī citiem iespēju piekļūt jūsu datoram, lai viņi varētu izmantot jūsu failus, dokumentus vai epasta ziņojumus – tas ir noderīgi, ja pēkšņi pats kādā brīdī nevarat turpināt darbu, piemēram, veselības dēļ.

Jā – iespējas ir krietni plašas, atliek tikai izvēlēties sev piemērotākās un sākt! Iespējams, ka tieši šis ir laiks, kad apgūsi jaunas prasmes un uzlabosi darba efektivitāti. Varbūt kaut kas no piedāvātajiem risinājumiem palīdzēs tavam uzņēmumam padarīt ērtākas ikdienas gaitas laikā, kad komunicēt klātienē ne vienmēr ir iespējams.

Padalies ar kolēģiem vai savu vadītāju – ar šo informāciju! Pārrunājiet – kuras no lietotnēm Jums būtu visnoderīgākās un sāciet tās izmantot!