<p></p><p>Ikvienā uzņēmumā,
neatkarīgi no tā lieluma vai nozares, ikdienā tiek apstrādāts ievērojams
daudzums dokumentu. Tādi dokumenti, kā rēķini, līgumi, pieņemšanas nodošanas
akti un medicīniskie izraksti satur sensitīvu informāciju, kuras uzglabāšanu un
apstrādi regulē Vispārīgā datu aizsardzības regula un Fizisko personu datu
aizsardzības likums. Kā šos dokumentus glabāt droši un iznīcināt korekti,
skaidro profesionālais dokumentu iznīcināšanas pakalpojumu sniedzējs “<a target="_blank"  href="https://sredereja.com/">Šrēdereja</a>”.</p>

<h2>Dokumenta dzīves cikls. Kā zināt, cik ilgi jātur dokumenti?</h2>

<p>Dokumenta dzīves cikls
sākas ar tā izveidi vai saņemšanu, turpinās ar glabāšanu un noslēdzas ar
iznīcināšanu. Nereti tieši par pēdējo posmu tiek aizmirsts, tomēr tas slēpj
būtiskus riskus. Uzņēmumam, kas apstrādā personas datus, ir pienākums
nodrošināt to konfidencialitāti un drošību. Katra dokumenta glabāšanas ilgumu
nosaka likums.  Piemēram, darba līgumi
jāglabā 10 gadus pēc darba attiecību beigām, bet grāmatvedības dokumenti
atkarībā no to satura jāglabā 5 līdz 10 gadus. Lai izvairītos no pārmērīgas
dokumentu uzkrāšanas un iespējamām kļūdām, ieteicams vismaz reizi gadā
pārskatīt dokumentu apriti un izvērtēt, kuri dokumenti vēl jāglabā, bet kurus
droši var iznīcināt.</p>

<h2>Sekas nepareizai dokumentu glabāšanai</h2>

<p>Nepareiza dokumentu
pārvaldība uzņēmumam var radīt nopietnas sekas. Juridiski tas var nozīmēt
pārkāpumus attiecībā uz līgumu izpildi vai normatīvo aktu ievērošanu, kas var
novest pie sodiem vai tiesvedības. No reputācijas viedokļa, šāda rīcība var
graut klientu un sadarbības partneru uzticību, jo īpaši gadījumos, kad
informācijas noplūde kļūst publiska. Finansiāli uzņēmumam var nākties segt
izdevumus datu atjaunošanai, kā arī samaksāt administratīvos sodus. Savukārt
konkurētspējas kontekstā ir jārēķinās ar to, ka noplūdusi vai nepietiekami
aizsargāta sensitīva informācija var nonākt konkurentu rīcībā un radīt
zaudējumus. Tāpēc dokumenti, kuriem zudusi praktiskā nozīme vai kuriem beidzies
glabāšanas termiņš, ir jāiznīcina savlaicīgi un atbilstoši noteiktajām
prasībām. </p>

<h2>Daži ieteikumi dokumentu glabāšanai</h2>

<p>Efektīva dokumentu
pārvaldība sākas ar skaidri definētu kārtību un atbildības sadalījumu uzņēmuma
iekšienē. Lai novērstu informācijas noplūdi, ir būtiski nepieļaut dokumentu
iznešanu no biroja bez vajadzības, kā arī tos neatstāt pieejamus publiskajās
telpās. Lielākos uzņēmumos īpaši svarīgi ir noteikt, kuri darbinieki ir
atbildīgi par dokumentu apriti, lai izvairītos no haosa un atbildības
pārnešanas. Dokumentus ieteicams strukturēt tā, lai ikdienas darbā tos būtu
viegli pārskatīt, piemēram, izmantojot vizuālos marķējumus kā dažādu krāsu
līmlapiņas, kas norāda dokumentu nozīmīgumu vai to aprites laiku. Konfidenciāli
dokumenti jāuzglabā slēdzamos skapjos, kastēs vai seifos, tādējādi nodrošinot
aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi. </p>

<p>Šim nolūkam ieteicams
ieviest dokumentu klasifikāciju trīs līmeņos:</p>

<ol>
 <li>Makulatūra – bez sensitīvas informācijas (bukleti, veci reklāmas
     materiāli);</li>
 <li>Ikdienas
     dokumenti – neslepeni, bet darba procesā nepieciešami dokumenti, kas tiek glabāti
     mapēs ar skaidru marķējumu;</li>
 <li>Konfidenciāli dokumenti – 
     informācija par darbiniekiem, līgumi un citi jutīgi dati, kas tiek
     uzglabāti drošās, ierobežotas piekļuves vietās.</li>
</ol>

<p>Lai vēl vairāk
sakārtotu dokumentu apriti, uzņēmumam ieteicams izstrādāt informācijas drošības
politiku – vienotu sistēmu, kas nosaka dokumentu apstrādes, glabāšanas un
iznīcināšanas kārtību visos organizācijas līmeņos. Tas palīdz veidot atbildības
kultūru, nodrošina atbilstību normatīvajiem aktiem un novērš neparedzētus
drošības riskus. Tāpat jāatceras, ka droši jāiznīcina ne tikai dokumenti, bet
arī citi informāciju saturoši nesēji: digitālie datu nesēji, maketi, produkti
ar kļūdām u.c.</p>

<h2>Kāpēc izvēlēties profesionālu šrēdēšanu? </h2>

<p>Daudzi
uzņēmumi joprojām izmanto vienkāršus biroja papīra smalcinātājus, taču šāda
metode var nebūt pietiekami droša. Visi esam redzējuši kā filmās lentas tipa
smalcinātāji papīru sagriež šaurās strēmelēs, kuras teorētiski iespējams
atjaunot kā puzli. Tas rada nopietnu datu noplūdes risku. Šāda pieeja dokumentu
iznīcināšanai prasa laiku un iekšējos resursus. Savukārt profesionāla
šrēdēšana, nodrošina augstākā līmeņa datu aizsardzību. Dokumenti tiek samalti
neregulāras formas un izmēra daļiņās, un samaisīti lielā apjomā. Tādēļ tos
vairs praktiski nav iespējams atjaunot.</p>

<p>Turklāt,
dokumentu iznīcināšana speciālā mašīnā turpat pie jūsu biroja durvīm, ļauj
ietaupīt uzņēmuma darbinieku laiku, samazina dokumenta apritē iesaistīto
cilvēku skaitu, samazina administratīvo slogu un garantē atbilstību
normatīvajiem aktiem.</p>

<p>“<u><a target="_blank"  href="https://sredereja.com/">Šrēdereja</a></u>” ir uzticams partneris, kas
nodrošina dokumentu iznīcināšanu bez iepriekšējas sagatavošanas. Tas nozīmē, ka
dokumenti var atrasties mapēs, ar skavām, spirālēm, cauršūti vai pat plēvēs.
Iznīcināšana notiek ar smalcinātāju aprīkotā mašīnā, kurā sagrieztais materiāls
nonāk slēgtā konteinerā, gatavs otrreizējai pārstrādei. Šāda veida
iznīcināšana, kur materiāli tiek sadalīti turpat uz vietas, netiek lieki
pārvietoti. Tas samazina dokumentu aprites procesā iesaistīto cilvēku skaitu un
dod iespēju vizuāli pārliecināties par to iznīcināšanu. “Šrēdereja” piedāvā arī
datu nesēju (magnētiskās kartes, diski, kasetes, video kasetes, zīmogi u.tml.)
iznīcināšanu. Uzņēmums nodrošina arī nolietota darba apģērba, formas tērpu,
reklāmas baneru un citu lielformāta vai nestandarta materiālu iznīcināšanu,
novēršot uzņēmuma identitātes vai zīmola atkārtotu izmantošanu. Papildus tam “<u><a target="_blank"  href="https://sredereja.com/">Šrēdereja</a></u>” piedāvā makulatūras izvešanu,
atvieglojot biroja atbrīvošanu no uzkrātiem papīra materiāliem. Pieejama arī
koka, metāla un plastmasas konteineru noma dažādiem apjomiem un vajadzībām. </p>

<p>Ja
vēlies nodrošināt drošu dokumentu apriti savā uzņēmumā, uztici to
profesionāļiem.</p><p></p>

"Šrēdereja" SIA

Services for companies

dokumenti

Business

Ikvienā uzņēmumā, neatkarīgi no tā lieluma vai nozares, ikdienā tiek apstrādāts ievērojams daudzums dokumentu. Tādi dokumenti, kā rēķini, līgumi, pieņemšanas nodošanas akti un medicīniskie izraksti satur sensitīvu informāciju, kuras uzglabāšanu...

Kā pareizi uzglabāt un iznīcināt dokumentus?

Similar news

Loading...

Kā pareizi uzglabāt un iznīcināt dokumentus?

In collaboration with

In collaboration with

Similar news

Loading...