Dokumentu iznīcināšana: kad arhīvs pārvēršas par bumbu ar laika degli

Vai zināt, kas kopīgs jūsu uzņēmumam, piramīdām un milzīgam angāram? Visi trīs tā vai citādi ir saistīti ar dažādu lietu uzglabāšanu. Atšķirība tikai tā, ka piramīdām un angāram ir jēga. Jūsu papīru kalniem, kas aizsēdējušies arhīvā jau labu laiku pēc noteiktā termiņa beigām – ne vienmēr. Mēs, "Šrēdereja", zinām, ka papīrs ir pacietīgs. Tomēr pārmērīgi ilga un nepārdomāta dokumentu uzglabāšana uzņēmumam var radīt ne tikai pamatīgas galvassāpes, bet arī nopietnus finansiālus riskus!

Bezjēdzīgā glabāšana: papīrs kā dārgs nekustamais īpašums

Aizmirstiet par ieguldīšanu zeltā vai akcijās! Mūsdienu uzņēmējs investē... papīra glabāšanā. Iedomājieties ainu – jūsu dārgie kvadrātmetri, par kuriem maksājat dāsnu nomas maksu katru mēnesi, vairs netiek izmantoti radošam darbam vai jaunu darbinieku izmitināšanai. Nē, tie kļūst par dārgu, bet neefektīvu papīra muzeju.

Pēc Latvijas likumdošanas, daudzi dokumenti, piemēram, grāmatvedības reģistri un inventarizācijas saraksti, ir jāglabā 10 gadus, savukārt personāla dokumentiem termiņi var būt pat ilgāki nekā cilvēka mūžs. Bet pēc šīm likumā noteiktajām, skaidri definētajām robežām? Katrs lieks mēnesis ir naudas un telpas izšķērdēšana.

Jūsu arhīvs, iespējams, glabā 2007. gada kafijas krūzīšu pirkuma čekus. Apsveicam – esat rūpīgs kolekcionārs. Bet vai tiešām šie dokumenti ir vērti tās vietas, kur varētu darboties jauns, produktīvs darbinieks vai kafijas aparāts ar piena putotāju? Tāpēc ir īstais laiks pielikt punktu šai dārgajai un bezjēdzīgajai papīru mīlestībai, un “Šrēdereja” šo darbu paveiks ar lielāko prieku un atbildību.

Juridiskās lamatas: VDAR un konfidencialitātes riski

Telpas un naudas izšķērdēšana ir mazākā problēma. Patiesie draudi slēpjas juridiskajā atbildībā, īpaši kontekstā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR). Uzglabājot personu datus saturošus dokumentus (līgumus, CV, klientu informāciju) ilgāk, nekā nepieciešams konkrētajam mērķim vai likuma prasībām, jūs staigājat pa plānu ledu. Kad dokumentu glabāšanas termiņš beidzas, dokumenti nekavējoties jāiznīcina.

Ja to nedara, uzņēmums pārkāpj VDAR, par ko Datu valsts inspekcija var piemērot ievērojamus administratīvos naudas sodus – līdz pat 20 miljoniem eiro vai 4% no uzņēmuma iepriekšējā gada apgrozījuma. Turklāt vecie līgumi un rēķini satur ne tikai jūsu, bet arī klientu, partneru un darbinieku datus. Glabājot tos nepieskatītus, jūs riskējat ar datu noplūdi, ja šie dokumenti nonāk nepareizajās rokās.

Kā šo bumbu iznīcināt un iegūt mieru?

Jūs droši vien jau esat sapratis, ka vecais arhīvs ir jālikvidē. Bet kā to izdarīt juridiski korekti un fiziski droši? Papīrgrozs vai parastais biroja smalcinātājs nederēs. Šeit talkā nāk "Šrēdereja" – uzņēmumu uzticamais partneris cīņā pret nevajadzīgiem papīriem.

Mūsu piedāvājumā ir:

• Profesionāla šrēdēšana – tā nav parasta dokumentu iznīcināšana! Mēs nodrošinām, ka dokumenti tiek neatgriezeniski sadalīti mazās daļiņās atbilstoši augstākajiem drošības standartiem, kas garantē – neviens tos nespēs atjaunot;
• Šrēdēšana uz riteņiem – mūsu mobilā dokumentu iznīcināšanas iekārta ierodas līdz biroja durvīm, visu nevajadzīgo iznīcinot turpat uz vietas. Jūs redzat šo procesu no sākuma līdz beigām, kas nodrošina maksimālu uzticību;
• Iznīcināšanas sertifikāts – pēc pakalpojuma sniegšanas "Šrēdereja" izsniedz oficiālu dokumentu iznīcināšanas sertifikātu. Tas ir juridisks apliecinājums, ka veiktas visas nepieciešamās darbības, lai ievērotu VDAR un atbrīvotos no nevajadzīgiem dokumentiem. Šis sertifikāts ir drošības spilvens jebkurā juridiskā strīdā.

"Šrēdereja" – mēs iznīcinām to, kas jums vairs nav nepieciešams, pirms tas iznīcina jūs. Esat ieinteresēts? Zvaniet uz telefona numuru +371 2666 0016, rakstiet uz e-pasta adresi sales@sredereja.com vai aizpildiet pieteikuma formu “Šrēdereja” mājaslapā!